شکی نیست که بهره‌وری ضامن موفقیت هر کسب و کاری است. یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری سازمان سرمایه‌گذاری روی ابزارهایی است که بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهند. از جمله این ابزارها می‌توان به سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد اشاره نمود. که با مدیریت زمان، کاهش وظایف اداری و کاهش خطای انسانی به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند. در این نوشتار درباره نحوه تأثیر سیستم های حضور و غیاب و کنترل تردد بر بهره‌وری کسب وکار‌های کوچک سخن خواهیم گفت.
کنترل طبیعت انسانی و برقرای نظم
امروزه کارکنان، در صورتی که وسیله‌ای برای کنترل و مدیریت زمان وجود نداشته باشد، به‌راحتی ساعات کاری را نادیده می‌گیرند، دیر در محل کار حاضر می‌شوند، زود آن را ترک می‌کنند، ساعت ناهارشان را کش می‌دهند و زمان از دستشان در می‌رود. این جزئی از طبیعت انسان است. آنها فکر می‌کنند «۱۰ دقیقه می‌شینیم یه چایی می‌خوریم، آسمون که به زمین نمی‌رسه» اما اگر این ۱۰ دقیقه‌ها را در تعداد کارکنان و روزهای کاری سال ضرب کنیم عدد بزرگی به‌دست می‌آید که در واقع هزینه‌ای است که کارفرما پرداخت می‌کند. از آنجایی که ممکن است درک این تصویر بزرگتر برای تک‌تک افراد آسان نباشد، بهترین درمان این عادت استفاده از سازوکاری برای مدیریت حضور و غیاب از سوی مدیران است.طبیعی است که مشغله زیاد باعث می‌شود مدیران فرصتی برای کنترل و نظارت بر زمان کارکنان نداشته باشند و عدم مدیریت زمان به کاهش بهره‌وری کارکنان و حتی واحد صنفی منجر خواهد شد. اینجاست که سیستمهای حضور و غیاب برای نجات کسب و کار شما از راه می‌رسند.
سهولت مدیریت زمان و حذف خطای انسانی
هرجا سنجش و اندازه‌گیری وجود داشته باشد، نتایج هم بهبود می‌یابند. در بسیاری موارد، تنها دلیل اینکه کارکنان نمی‌توانند زمانشان را به شکلی موثر مدیریت کنند نبودن ابزاری است که استفاده از آن آسان باشد. به‌کاربردن جداول دستی یا فایلهای اکسلی چندان اثربخش نیست. برای اینکه کارکنان را وادار به مدیریت زمان و ملزم به رعایت ساعات کاری کنید به فرایندی ساده نیاز دارید.در کسب و کار مدرن، روش‌های قدیمی ثبت دستی جایی ندارند به جز خطاهای اجتناب‌ناپذیر، این روش‌ها امکان جعل و دزدی زمان را فراهم می‌کنند. اصلی‌ترین شکل دزدی زمان وقتی اتفاق می‌افتد که کارکنان به جای هم کارت می‌زنند. با استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک یا تشخیص چهره، به‌راحتی می‌توانید این گزینه را از لطف‌هایی که دوستان به هم می‌کنند حذف کنید.
کاهش کاغذبازی
بدون سیستم حضور و غیاب، جمع‌آوری زمان ورود و خروج، برنامه‌ریزی، جداول زمانبندی، ایجاد تغییرات، ویرایش، و تأیید ساعات کاری در هر ماه زمان زیادی از یک سازمان می‌گیرد ولی با استقرار این سیستم همه موارد یاد شده بسیار سریع و آسان شده و معضل کاغذبازی مرتفع خواهد شد.
گزارش دهی فوری
نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کارمند و کارفرما امکان می‌دهند بلافاصله و بدون تأخیر به سوابق ساعات حضور، زمان‌های ورود و خروج، مرخصی‌ها، کسرکارها و اضافه‌کارها دسترسی داشته باشد. از جمله فواید گزارش دهی فوری ، در ارائه لیست کارکنان به بازرسان سازمان تامین اجتماعی بوده و علیرغم عدم حضور شخص در واحد صنفی ، مسئله بلافاصله با ارائه گزارش تردد فرد حل می‌شود. از سوی دیگر، مدیران به‌سادگی می‌توانند از فهرست کارکنانی که تاخیر یا تعجیل داشته یا کسانی که بیشترین مرخصی ، غیبت، اضافه کار و یا کسر کار را داشته‌اند، گزارش تهیه کنند.
شفاف سازی حقوق کارکنان و کارفرما
از قدیم الایام همیشه ذهنیتی عجیب در کارکنان وجود دارد که کارفرما حق آنها را خورده و حقوق بخور نمیری به آنها می‌دهد و متقابلا کارفرما نیز از کم کاری و بی نظمی همین کارکنان شاکی بوده و این چرخه تا ابد ادامه دارد. در طول تاریخ، همواره جایگزینی روش‌های دستی، انجام کار با تکنولوژی بوده که به پیشرفت منجر شده است. حتی در صورتی که کسب و کار کوچک مورد بحث باشد، امکان دسترسی به سوابق حضور و غیاب یک کارمند با یک کلیک برای مدیر بسیار سودمند خواهد بود. به علاوه، در یک سازمان کوچک در دست داشتن کنترل شرایط برای ایجاد بهره‌وری اهمیت بیشتری دارد، چرا که تأثیر تک‌تک کارکنان، به دلیل تعداد کمتر، در بهره‌وری بیشتر است.
مدیر عزیز، در خرید و راه اندازی سیستم حضورغیاب شک نکنید، به سود شماست.با ما تماس بگیرید.
