به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، همان‌طور که می‌دانید با توسعه صنایع مختلف و گستردگی تولیدات این صنایع، تعداد پرسنل شاغل در این مجموعه‌ها به تناسب نیاز آن‌ها بیشتر شده و رسیدگی به امور مربوط به ورود و خروج و محاسبات حقوق و دستمزد این افراد به یک دغدغه مهم برای کارفرمایان و صاحبین کسب‌وکارها تبدیل شد.

ابتدا این محاسبات و حضوروغیاب به‌صورت سنتی و دستی انجام می‌شد که از معایب زیادی برخوردار بود لذا با توجه به نیاز مبرم به یک اتوماسیون پرقدرت برای مدیریت این شرایط، راهکارهای مختلفی نظیر استفاده از انواع مختلف دستگاه حضور و غیاب پیشنهاد شد.

ما در این مطلب قصد داریم به سوال چرا باید یک دستگاه حضور و غیاب بخریم، پاسخ داده و شما را با مزایای استفاده از اتوماسیون کنترل تردد پرسنل آشنا کنیم.

اصلی‌ترین دلیل برای خرید دستگاه حضور و غیاب

قطعاً در شرکت‌ها و کارخانه‌های بزرگ با تعداد کارگر و پرسنل زیاد به منظور روان شدن و تسهیل روند کنترل تردد این افراد و محاسبه ساعات کار و دستمزد آن‌ها، خرید یک دستگاه مدیریت تردد و نرم افزار حضوروغیاب یک امر لازم و ضروری به‌شمار می‌آید.

این دستگاه‌های پرکاربرد بخش مهمی از اتوماسیون اداری کسب‌وکارها و سازمان‌های فعال محسوب می‌شوند و در مدیریت دقیق عملکرد کارگران نقش پر رنگی ایفا می‌کنند. ما در ادامه به مزایا و دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب به‌صورت مختصر اشاره خواهیم کرد و نقش آن را در پیشبرد اهداف مربوط به کنترل صحیح و مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها شرح خواهیم داد.

۱- تسهیل در روند محاسبه ساعات کار پرسنل

قطعاً استفاده از یک نرم افزار حضوروغیاب هوشمند و پیشرفته نسبت به روش‌های سنتی و ابتدایی، در محاسبات کارکرد پرسنل شرکت‌ها و همچنین کنترل ورود و خروج آن‌ها از کارایی بیشتری برخوردار هستند و به این کار سرعت بیشتری می‌بخشند.

این اقدام برای صاحبین مشاغل بسیار به‌صرفه بوده چرا که علاوه بر عدم نیاز به استخدام نیروی انسانی برای مدیریت تردد پرسنل، زمان بررسی و ثبت این ورود و خروج‌ها و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به این موضوع با سرعت بالاتری انجام می‌شود.

۲- بالا رفتن دقت و کاهش خطاهای احتمالی

معمولاً در مدیریت عبور و مرور کارکنان به روش دستی خطاهای زیادی مشهود بود که در پرداخت حقوق کارکنان به‌صورت صحیح تأثیر مستقیم داشت. این مشکل در نرم افزار حضوروغیاب به‌دلیل عدم دخالت نیروی انسانی برطرف شده و مدیران سازمان‌ها با اطمینان خاطر از اطلاعات دقیق این سیستم ساعت زنی، دستمزد کارکنان خود را تمام و کمال بر اساس میزان ساعات کارکرد آن‌ها پرداخت می‌کنند.

۳- عدم امکان تقلب در ساعات کار

یکی از دلایل مهم در خرید دستگاه کنترل تردد، حذف تقلب و دستکاری غیر قانونی ترددها است. برخی از کارکنان و مسئولین ثبت ورود و خروج با نادیده گرفتن اصول انسانی و قانون کار، اقدام به سوء استفاده از شرایط موجود کرده و ساعات کار را برای پرسنل به‌صورت غیر واقعی ثبت می‌کند.

با نصب یک دستگاه پرکاربرد و پیشرفته ثبت تردد ضمن حذف این تقلب‌ها، از ذخیره اطلاعات مربوط به ساعت‌های کاری کارگران و میزان حضور آن‌ها در محل کار اطمینان داشته و نگران مفقود یا پاره شدن این داده‌ها نخواهید بود. استفاده از دستگاه حضور و غیاب به شما کمک خواهد کرد که دستمزد پرسنل را بر اساس ساعات کارکرد واقعی و دقیق پرداخت کرده و حق کسی ضایع نخواهد شد.

۴- افزایش نظم و کاهش کم کاری

به‌دلیل دقت بالای سیستم کنترل تردد پرسنل و ثبت دقیق زمان ورود و خروج این افراد، دقت در محاسبه حقوق و دستمزد نیز بالا رفته لذا کارکنانی که بی‌انضباط بوده و سر ساعت در محل کار حضور پیدا نمی‌کردند یا زودتر از زمان مشخص شده محل کار را ترک می‌کردند، برای دریافت کامل حقوق خود به اجبار نظم و مقررات را رعایت و سر موقع در محل فعالیت خود حاضر می‌شوند.

در واقع این سیستم هوشمند باعث غربالگری کارکنان منظم و معتمد از میان افراد تنبل و بی‌نظم می‌شود و در پیشرفت مشاغل با استفاده از نیروی کار ارزشمند نقش مهمی دارد.

۵- مدیریت دقیق ورود و خروج

همان‌طور که از نام دستگاه حضور و غیاب مشخص است، این نرم‌افزار کاربردی برای ارائه گزارش‌های دقیق و کامل از فعالیت پرسنل استفاده می‌شود و به ذخیره داده‌های مربوط به تأخیر، اضافه‌کاری، غیبت، کسرکار، مأموریت و مرخصی این افراد می‌پردازد.

این ثبت صحیح و دقیق اطلاعات به کارفرمایان در راستای مدیریت منابع انسانی کمک شایانی کرده و موجب می‌شود تصمیمات بهتری برای بهینه‌شدن شرایط پرداخت دستمزد، میزان فعالیت و نقش هر کارگر در محل کار اخذ شود.

۶- محاسبه و پرداخت حقوق

محاسبه دقیق و پرداخت کامل دستمزد کارگران یکی دیگر از دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب به‌شمار می‌آید چرا که پرداخت کامل و به موقع حقوق کارکنان یکی از فاکتورهای مهم در افزایش رضایت آن‌ها و درنتیجه بهبود شرایط سازمان و پیشرفت آن محسوب می‌شود.

با استفاده از این نرم‌افزار اطلاعات دقیق و کاملی از تردد پرسنل ذخیره خواهد شد و پرداخت‌های آن‌ها با توجه به میزان کارکردشان انجام می‌شود. این سیستم هوشمند داده‌های ذخیره شده را به‌صورت فایل‌های مشخصی ارائه و محاسبات حقوق را با سرعت و صحت قابل قبولی در دسترس کارفرمایان قرار می‌دهد.